Dịch từ bản tiếng anh của Minh Đức – bài viết gốc của Kamales Lardi

Chỉ trong vài tháng, đại dịch coronavirus toàn cầu đã thúc đẩy sự thay đổi trong cách thức hoạt động của các doanh nghiệp trên tất cả các lĩnh vực và khu vực. Theo McKinsey, việc áp dụng kỹ thuật số đã  dẫn đầu đáng kể  ở cả cấp độ tổ chức và ngành. Các công ty đã tăng tốc phát triển và tung ra các sản phẩm kỹ thuật số hoặc hỗ trợ kỹ thuật số trong danh mục đầu tư của họ lên đến bảy năm. Ngoài ra, sự chuyển hướng sang kỹ thuật số này dự kiến ​​sẽ kéo dài khi các đội ngũ lãnh đạo tiếp tục đầu tư vào các hoạt động triển khai này.

Khi các công ty chấp nhận việc số hóa nhanh chóng khách hàng của họ, tương tác chuỗi cung ứng và hoạt động nội bộ, tác động đáng kể của chuyển đổi kỹ thuật số đối với mô hình làm việc, vai trò, cấu trúc tổ chức và sự tham gia của nhân viên sẽ không được bỏ qua. 

Chuyển đổi kinh doanh kỹ thuật số liên quan đến một sự thay đổi trong toàn tổ chức và có thể là một công việc lớn đối với bất kỳ tổ chức nào. Việc thực hiện thành công bất kỳ nỗ lực chuyển đổi nào được đặc trưng bởi việc thay đổi niềm tin cơ bản và phát triển các hành vi mới trong tổ chức, dẫn đến sự chuyển dịch lâu dài sang một định hướng chiến lược mới. Dựa trên những gì tôi đã thấy, việc không giải quyết đầy đủ các yếu tố liên quan đến con người khác nhau là lý do chính khiến việc chuyển đổi kinh doanh kỹ thuật số thất bại.

Chuyển đổi lấy con người làm trung tâm

Không nghi ngờ gì nữa, phần thách thức nhất của chuyển đổi kinh doanh kỹ thuật số là khía cạnh con người của sự thay đổi. Mặc dù việc chuyển đổi liên quan đến việc thực hiện công nghệ, cùng với đào tạo và phát triển để cho phép mọi người sử dụng hiệu quả các giải pháp công nghệ, nhưng việc chuyển đổi thành công còn liên quan đến nhiều hơn nữa. Cốt lõi của sự chuyển đổi là thái độ đối với các giải pháp công nghệ. Điều này không chỉ có nghĩa là hiểu được nhu cầu thay đổi và áp dụng mà còn bảo vệ và thúc đẩy việc sử dụng nó hàng ngày. Tuy nhiên, điều này khó đạt được hơn một chút và đòi hỏi nỗ lực nhất quán.

Các tổ chức phản ứng với sự thay đổi theo cách tương tự đối với cơ thể con người. Khi vi rút hoặc yếu tố lạ được đưa vào, hệ thống miễn dịch của cơ thể sẽ tấn công và chống lại nó để bảo vệ nguyên trạng. Tương tự như vậy, một tổ chức và nền văn hóa hiện có của nó có thể chống lại sự thay đổi và biến đổi. Đây được gọi là phản ứng hạch hạnh nhân của Salim Ismail trong cuốn sách  Tổ chức theo cấp số nhân .

Có một số thành phần quan trọng mà các công ty có thể bắt đầu để thực hiện thành công chuyển đổi kinh doanh kỹ thuật số: 

1. Liên kết chuyển đổi kỹ thuật số với mục đích chung và tầm nhìn tương lai.

Việc thúc đẩy sự thay đổi trong tổ chức sẽ dễ dàng hơn khi mọi người hiểu được lý do đằng sau nó. Xác định mục đích và tầm nhìn rõ ràng cho việc chuyển đổi. Mục đích rõ ràng và niềm tin được chia sẻ sẽ cung cấp định hướng và tập hợp mọi người đằng sau hành trình chuyển đổi.

Theo Ismail, mục đích chung này được gọi là mục đích chuyển đổi lớn (MTP = Massive Transformation Purpose), một mục đích tập trung và đầy khát vọng rõ ràng có thể đoàn kết tổ chức và truyền cảm hứng cho các hành động hướng tới sự thay đổi. MTP giúp tạo ra một tầm nhìn về tương lai của tổ chức sẽ như thế nào và nó mang lại giá trị như thế nào. Điều này có thể được chuyển thành tư duy, hành vi và cách làm việc sẽ giúp mang lại tầm nhìn tương lai mong muốn.

2. Xác định rõ ràng và khen thưởng các hành động và hành vi mong muốn.

Thay đổi dễ dàng chấp nhận hơn khi có sự rõ ràng về những gì cần phải làm và cách thực hiện. Điều này có nghĩa là một định nghĩa rõ ràng về những hành vi và hành động cần thiết để thực hiện tương lai mong muốn của tổ chức, cũng như thành công sẽ được đo lường và khen thưởng như thế nào.

Các nhóm lãnh đạo có thể dẫn dắt nỗ lực này bằng cách mô hình hóa các hành động và hành vi phù hợp với hành trình chuyển đổi. Một cách tiếp cận chính thức hơn sẽ là điều chỉnh các mục tiêu thực hiện với các hành động và hành vi mới được xác định này. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng sự thay đổi được thể hiện trong toàn bộ cấu trúc tổ chức, các quy trình quản trị và môi trường hoạt động. Cốt lõi của nỗ lực này là phát triển các kỹ năng và năng lực phù hợp trong tổ chức để giúp đạt được các mục tiêu chuyển đổi. Các công ty sẽ cần hỗ trợ quá trình này bằng cách đảm bảo nhân viên được tiếp cận với chương trình đào tạo và giáo dục cần thiết để tạo điều kiện cho việc nâng cao kỹ năng hoặc nâng cao kỹ năng.

3. Thực hiện các bước nhỏ và nhất quán theo đúng hướng.

Thường có một giả định cơ bản rằng chuyển đổi bao gồm hành động lớn và táo bạo để có hiệu quả. Tuy nhiên, theo kinh nghiệm của tôi, các công ty tập trung vào những nỗ lực nhất quán liên quan đến các sửa đổi nhỏ có nhiều khả năng thành công hơn trong hành trình chuyển đổi của họ. Bằng cách chia nhỏ các sáng kiến ​​thành các hành động “vừa ăn”, không gây nguy hiểm và dễ thích nghi hơn, các công ty sẽ có thể thúc đẩy kết quả lâu dài, giảm khả năng chống lại sự thay đổi và tạo ra động lực liên tục trong suốt hành trình chuyển đổi.

4. Xác định những người có ảnh hưởng nội bộ đáng tin cậy và những đại sứ để thúc đẩy sự thay đổi.

Một phần quan trọng của chuyển đổi kinh doanh kỹ thuật số là phân tích các bên liên quan – đánh giá kỹ lưỡng về vai trò, những người có ảnh hưởng và những người ra quyết định trong tổ chức. Phân tích này, được thực hiện trong giai đoạn đầu của quá trình chuyển đổi, giúp xác định những người trong công ty có thể thúc đẩy quá trình thay đổi.

Trong khi những người ra quyết định và người có thẩm quyền dựa trên vai trò có thể tạo ra nhiệm vụ thay đổi, thì những người có ảnh hưởng lại hiệu quả hơn nhiều khi chiến thắng nhân viên và thuyết phục họ về sự cần thiết phải thay đổi. Những người có ảnh hưởng có thể không nhất thiết phải ở trong vai trò lãnh đạo và có thể được tìm thấy ở bất kỳ cấp nào trong tổ chức. Họ cũng có xu hướng có một mạng lưới rộng khắp và tương tác tốt trên khắp các tổ chức.

Mặt con người mang lại sự thay đổi và giá trị bền vững.

Sự thành công của chuyển đổi kinh doanh kỹ thuật số phụ thuộc nhiều vào sự thay đổi và áp dụng. Mặc dù việc triển khai công nghệ, mô hình hoạt động và các sáng kiến ​​lấy khách hàng làm trung tâm là yếu tố quan trọng để xây dựng một tổ chức được chuyển đổi kỹ thuật số, nhưng chính những niềm tin thay đổi và hành vi mới được áp dụng trong tổ chức có thể tạo ra hoặc phá vỡ sự chuyển đổi. Về bản chất, khía cạnh con người của chuyển đổi kỹ thuật số sẽ đảm bảo rằng sự thay đổi đó là bền vững và giá trị được mong đợi thực sự được hiện thực hóa.